Lean Daily Management süsteemi juurutamine

Paljudel Eesti ettevõtetel on probleeme püstitatud eesmärkide saavutamise, klientide tellimuste tähtaegse täitmise, inimeste ja meeskondadevahelise infoliikumise ja igapäevaste parendustegevuste koordineerimisega. Need on teemad, mille lahendamisega on kimpus olnud ka Jaapani jt riikide ettevõtjad. Aastakümnete jooksul on välja pakutud paljusid erinevaid lahendusi, mis aitavad probleemidest üle saada ja tegevused kontrolli alla võtta ning edaspidi järjepidevalt kontrolli all hoida.
Seejuures on oluline tegevuste-lahenduste läbimõeldus ja nende põhjal süsteemse tegevuse käivitamine. Lean Daily Management (LDM) ehk lean igapäevase juhtimise koodnimetuse alla kuuluvad klassikaliselt 4 valdkonda:

1. Standardtöö kasutamine (seda nii töökohtade kui ka juhtide tasandil)
2. Visuaalse juhtimise süsteemi kasutamine (alates visuaalsest töökohast kuni mõõdikute ja lõpus juhtimiseni välja)
3. Igapäevaste kiirete koosolekute ja juhtimise kasutamine, meeskonna aktiivne kaasamine
4. Distsipliini ja vastutustunde viimine inimesteni

Nende valdkondade oskuslik ja süsteemne kasutamine aitab muuta tegevused planeeritavaks, saavutada ülevaate asjade tegelikust seisust, aidata kaasa infoliikumise parendamisele ja ühtlasi ka luua parema aluse distsipliini saavutamiseks ja hoidmiseks.
LDM aitab erinevad lean-komponendid omavahel seostada ja saavutada nende kasutamisel sünergia. Samuti aitab see kaasa haarata ettevõtte erinevate juhtimistasandite töötajad ja meeskonnad. See aitab kaasa meeskonnatöö arenemisele – ühiselt püütakse leida toimivaid lahendusi.

Oluline on asjadest tegeliku ja tervikliku ülevaate saamine, selle visualiseerimine, kiire reageerimine valdkondades, kus abi on vaja, kogemuste ja teadmiste vahetamine, meeskonna aktiivne kaasamine.

Eesmärk

LDMi süsteemi elluviimisel ei ole ühest standardlahendust, millele vastavust tõendada. Sellele vaatamata on kasutusel hulk erinevaid põhimõtteid ja tehnikaid, mis aitavad süsteemse käsitluse korral võtta ettevõtte igapäevaselt tegevused kontrolli alla ja sellega tagada ka eesmärkide saavutamine, tellimuste tähtaegne täitmine jms. Nõustamisprojekti eesmärgiks ongi konkreetsele ettevõttele sobiliku lean igapäevase juhtimise süsteemi väljaarendamine-kohandamine ja juurutamine.

Sisu ja tegevused

Kuigi probleemid näivad pealtnäha sarnased, on iga ettevõtte sisemine töökorraldus siiski mõnevõrra erinev. Lean igapäevase juhtimise (LDM) süsteemi väljaarendamine eeldab olemasoleva töökorralduse analüüsimist ja ettevõttele sobiliku lahenduse väljapakkumist.
Nõustamisprojekti sisu sõltub ettevõtte olemasolevast arengutasemest. Nagu ka nimi viitab, on tegemist igapäevase juhtimise osaga. Samas on juhtimiseks vaja ka eesmärke, mõõdikuid, gemba jalutuskäike jms teemasid, mis haakuvad juhtkonna tegemistega. Samuti on LDMi rakendamise eelduseks mitmete teiste lean elementide vähemalt elementaarsel tasemel juurutamine – nt töökoha korrastamine (5S), standardiseeritud tööoperatsioonid, parenduste süsteem, koosolekute süsteem jne. Loomulikult vajalikke eeldusi luua nõustamisprojekti käigus.
Reeglina toimub lahenduste väljatöötamine ja ettevõtte eripäradele kohandamine ning seejärel juurutamine samm-sammulise protsessina. Valitud lahendused proovitakse praktikas järele ja võetakse kasutusele (juurutatakse). Seejärel saab ette võtta järgmised sammud.

Ajagraafik

Ajagraafik sõltub ühest küljest ettevõtte arengutasemest, teisalt aga projekti ulatusest – mida soovitakse saavutada ja kui suures ulatuses.
Oleme viinud läbi projekte, kus on vaja lihtsalt olemasolevat LDM süsteemi üle vaadata ja natuke täiendada – sellisel juhul võib projekt olla küllaltki kiire graafikuga. Samas on olnud projekte, kus kõik tuleb alles välja arendada. Sellise projekti puhul on vaja mitmete kuude pikkuse graafikuga, sest tegemist on inimeste harjumuste muutmisega ja uuenduste omaksvõtmine nõuab aega.