Konsultant kirjutab: Standardiseeritud juhtimissüsteem – organisatsiooni arengu tugi või piiraja?

… sellist nimetust kandis mõne aasta eest TJO Konsultatsioonide poolt korraldatud kvaliteedikonverents.

Konverentsilt jäid kõlama mitmed praktikas kinnitust leidnud olulised põhimõtted:

• terve mõistuse ja loogika kasutamine erinevate protseduuride ning mudelite väljatöötamisel;
• standard ei ole eesmärk, vaid vahend paremate tulemuste saavutamiseks, samal ajal tasuks protseduuride loomisel keskenduda tulemuste saavutamisele ja võimalusel mitte liigselt piiritleda seda, kuidas selleni jõuda;
• raamide seadmisel tuleb hinnata, kuivõrd need aitavad kaasa organisatsiooni arengule ja paremate tulemuste saavutamisele. Vastasel korral võib juhtuda, et kuigi sooviti parimat, kukkus välja nagu tavaliselt;
• iga süsteemi arendamisel tuleb arvestada loomise ja “lammutamise” faasidega – pärast loomist ja sellele järgnevat settimisaega tuleks asuda süsteemi lihtsustamise juurde (kas valitakse intensiivsem või pideva parendamise tee, sõltub organisatsiooni valikust).

Puutume oma igapäevatöös palju kokku ka klientidega, kes tellivad erinevaid juhtimisalaseid nõustamis- ja koolitusteenuseid, mis ei seondu otseselt standardite ning juhtimissüsteemide arendamisega. Paljudel nendest klientidest on ka juba eelnevalt olemas (sh sertifitseeritud) kvaliteedi- või integreeritud juhtimissüsteem.

Ühe enam kuuleme aga nende klientide suust nurinat selle kohta, et nende kunagi välja arendatud juhtimissüsteem on liigselt reglementeeritud ja väga bürokraatlik ning kohati lausa takistab nende igapäevast tööd. On koostatud mitmesaja leheküljelised käsiraamatud ning nende juurde veel kümned ja kümned protseduurid ning juhendid, kus on üritatud ära reglementeerida iga töötaja samm või liigutus.

Lisaks sellele on mitmed kliendid ka minu enda abi palunud, et anda sõltumatu hinnang nende olemasolevale juhtimissüsteemile ja selle toimivusele. Olen seda teinud valdavalt auditi vormis (ka kõige levinumalt kasutusel olevad ISO standardid nõuavad regulaarsete siseauditite läbiviimist) ja nende auditite käigus üritanud siis “läbi närida” sellest reeglite rägastikust. Loomulikult sünnivad sellistel juhtudel väga pikad ja mahukad aruanded auditi käigus avastatud puuduste kohta, sest töötajad lihtsalt ei jõua kõiki reegleid järgida ja paljudest reeglitest ei ole nad ka aastate jooksul midagi kuulnud.

Kui olen siis klientide käest küsinud, miks Te sellise süsteemi loonud olete, mida Te järgida ei suuda, siis on kõige levinumad vastused:
1) meil töötas kunagi üks kvaliteedijuht, kelle poolt on need reeglid ja dokumentatsioon koostatud ja “meie ei tea asjast midagi”;
2) konsultant ütles, et standard nõuab ja nii see peab olema;
3) sertifitseerijale meeldib ja saame alati auditi ajal kiita, et meie juhtimissüsteem on nii põhjalik.

Õnneks ei ole nende klientide hulgas seni olnud ühtegi, kes oleks sarnast muret tundnud koostöös meiega välja arendatud juhtimissüsteemi pärast, kuna oleme üritanud järgida just lihtsuse põhimõtet ja kasutada juhtimissüsteemide arendamisel ettevõtetes juba väljakujunenud praktikat ning sidunud seda standardi nõuetega. Sest tegelikult on ju mingisugune juhtimissüsteem igas tegutsevas organisatsioonis olemas ja kõik üksikasjad ei pea olema tingimata kirja pandud.

Võib-olla ehk liiga äärmuslik näide, aga väikese paari töötajaga autoremonditöökoja töötajate teadmine, et omanik otsustab kõik ootamatud ja kiireloomulised asjad ise, on piisav teadmaks, kuidas igapäevaselt käituda. Selleks ei ole vaja koostada “Ootamatute ja kiireloomuliste asjade lahendamise protseduuri”.

Milleks standardid?

Standardites püütakse üldistada kasulikud kogemused ja lahendused. Sõltuvalt standardite kasutamisvaldkonnast, on standardite sisu suure üldistusastmega või suhteliselt spetsiifiline. Näiteks ISO 9001, ISO 14001 või EVS 18001 standardite sõnastus on suhteliselt üldine, sest seda võivad rakendada organisatsioonid mistahes tegevusvaldkonnas ja suurusega. Osaledes mõned aastad tagasi ühel kvaliteediteemalisel seminaril, mainis seal esinenud lektor, et Soomes olevat ISO 9001 standardi alusel sertifitseeritud ka üks kirik. Samal ajal on mõnes spetsiifilises valdkonnas, näiteks mõne konkreetse toote kvaliteeti puudutavas standardis, esitatud märksa spetsiifilisemad nõuded.

Organisatsiooni juhtimiskorraldus on alati selle juhtkonna nägu. Samas peaks aga iga tark juht silmas pidama seda, et organisatsioon töötab edasi ka pärast teda ning seetõttu oleks tarvis tegutsemisjuhised ja käitumisnormid mingil moel jäädvustada. Kirjapanekul on palju erinevaid võimalusi ja samas ei pea kõike tingimata ka kirja panema.

Tegelikkuses tasuks igal organisatsioonil oma protsesse analüüsida ja mõistuse piirides standardiseerida. See aitab jälile jõuda, milliste tegurite kokkulangevus annab parimaid tulemusi ja ühtlasi ka tagada vajalike tulemuste tähtaegse saavutamise. Soovitan juhtimissüsteemi arendamisel leida igal organisatsioonil oma eripärale vastav protsessipõhine mudel. See aitab meeskonda kaasa haarata ja hiljem juhtimissüsteemi korrastada.

Ükski standard ega juhtimismudel ei ole koostatud kellegi segamiseks. Enamasti on eesmärgiks organisatsiooni tulemuslikkuse suurendamine, tähelepanu juhtimine õigetele valdkondadele.
Lisaks soovitan igal edumeelsel organisatsioonil hoida silmad lahti kasulike rakenduste leidmiseks, mis aitaksid teie organisatsiooni veelgi edukamaks muuta. Palju tulusaid mõtteid võib seejuures saada erinevatest standarditest. Samal ajal tahaksin kõikidele soovitada mitte lähtuda ainuüksi kellegi poolt püstitatud sisuliselt “kohustuslikeks” saanud nõuete täitmisest, vaid otsida ka ise aktiivselt kasulikke lahendusi. Nii saab palju vajalikku infot oma tulemuslikkuse suurendamiseks ning sobivate konkurentsieelistega teiste seast silmapaistmiseks.

Ja võib-olla on just praegusel ajaperioodil, kus seoses üldise majandusliku madalseisuga on igapäevane töömaht vähenenud, õige aeg korraks maha võtta ja analüüsida oma juhtimissüsteemi positiivseid ja negatiivseid külgi. Sõltuvalt analüüsi tulemustest tasuks siis ka kaaluda oma olemasoleva juhtimissüsteemi lihtsustamist.

Kuidas jätkata?

Juhtimissüsteemide arendamisel tuleb sageli ette ka vigasid ja pettumusi. Üks võimalus on õppida enda vigadest – mõju on kõige vahetum ja tulemused jäävad hästi meelde. Teine võimalus on õppida teiste vigadest.

Selleks, et levinumate vigade kohta informatsiooni saada ja oma organisatsiooni juhtimissüsteemi värskeid ideid sisse tuua, tasuks aeg-ajalt kaasata ka ettevõtteväliseid konsultante, kes on oma praktikas puutunud kokku paljude erinevate organisatsioonidega ja saavad seetõttu pakkuda häid näpunäiteid, millest hoiduda ja milliseid kasulikke meetodeid rakendada erinevate standardinõuete täitmiseks.

Oleme olnud abiks paljudele ettevõtetele nende juhtimissüsteemide arendamisel ja juurutamisel ning tagasiside on seni olnud väga positiivne. Näiteks on välja toodud ettevõtte juhtide poolne arusaam, et juhtimissüsteemi vastavusseviimiseks erinevate standardite nõuetega on mitu võimalust – asju saab ajada nii keeruliselt kui ka lihtsalt ja arusaadavalt. Kuna aga ettevõtte kindlaks sooviks oli, et loodav süsteem ei hakkaks töötajaid koormama, vaid toetaks igapäevast tööd, otsustati valida koostööpartneriks just TJO Konsultatsioonid.

Kokkuvõtteks…

…ka vastus tihti klientide poolt esitatavatele küsimustele: “Kui palju peab protseduure ja juhendeid olema?” Vastus on lihtne: “Nii palju, kui vajalik ja nii vähe, kui võimalik.”

Muide selline mõte natuke teises ja ametlikumas sõnastuses on peidetud ka nii ISO 9001, ISO 14001 kui ka EVS 18001 standarditesse. Kes käesoleva artikli lugejatest selle mõtte standarditest üles leiab, võiks saata meile selle kohta info (koos standardi peatüki numbriga) meie kodulehe kaudu “Tagasiside” lingilt.

Juhtimissüsteem peab sobima nagu paras king jalga:

• kui king on liiga suur, siis tuleb see kergesti jalast ära ja võib kaduda (kui reeglid on liialt laialivalguvad, siis võivad need jääda kahe silma vahele ja ununeda
• kui king on liiga väike, siis see pigistab ja hõõrub ning tekitab suurt valu (kui tegevusvabadust piiravaid reegleid on liiga palju, siis häirib see oluliselt tööd ja reegleid püütakse võimalusel eirata).

Loe lähemalt meie nõustamisteenustest juhtimissüsteemide arendamise valdkonnas.