Konsultant kirjutab: Ühtne juhtimissüsteem annab paremaid tulemusi

T.-J. Onoperi artikkel ilmus 20.05.2002 Äripäevas

Erinevat tüüpi standardite, mudelite ja süsteemide propageerijad jätavad mulje, nagu nende pakutav oleks hädavajalik, ent võib tekkida oht, et organisatsiooni töökorralduse sagedasel muutimisel tekib üksikosadest koosnev keeruline moodustis. Kuidas vältida segaduse tekkimist populaarsete mudelite juurutamisel?
Esimene oluline põhimõte on iseendale selgeks teha, millised on organisatsiooni erinevate osade rollid ja millest tervik üldse koosneb. Oluline on mõista, milline on teie organisatsiooni põhiprotsess ehk millega organisatsioon endale elatist teenib, millised tegevused seda toetavad ja millised hoolitsevad kogu organisatsiooni käekäigu eest.

Iga uuenduse sisseviimisel peab analüüsima, millist kasu uuendus toob ja milline saab olema selle roll kogu juhtimissüsteemis. Eelnevalt peab vaatlema organisatsiooni arengutaset ning andma endale aru, kas uuenduse sisseviimine on antud ajahetkel asjakohane. Ei ole mõtet ajada taga kõige moodsamaid metoodikaid ja lahendusi, kui ettevõtte põhitegevus on elementaarsel tasemel korrastamata. Ilusad mõtted ei pruugi leida soodsat pinnast organisatsiooni töötajate seas ja seega ei hakka süsteem normaalselt tööle.

Kui keegi ettevõttes ei suuda tunnetada organisatsiooni tervikuna, siis tekibki olukord, kus organisatsiooni erinevad osad tegelevad iseendale olulisena näivate metoodikate ja mudelite juurutamisega. Kõik osad eraldiseisvatena on justkui vajalikud ja justkui töötavad, kuid kogutulemus jätab soovida. Organisatsiooni iga osa püüab nii luua enda töölõigus töötava süsteemi ja sellega dubleerib igaks juhuks kõik vajalikud funktsioonid põhimõttel: “Vähemalt minu juures see süsteem töötab”.

Kuidas koondada erinevad valdkonnad ühtseks tervikuks?

Terviku loomine hakkab peale meie mõtlemissüsteemist ja koolitusest. Kui me püüame kitsalt täita meile antud ülesannet ja ei vaata organisatsiooni tervikuna, siis ei teki sünergiat ja suur osa potentsiaalist jääb kasutamata.

Juhul, kui me suutsime iseenda jaoks luua tervikpildi, siis ei tähenda see veel olukorra paranemist. Enamasti ei saa kõik kaastöötajad asjadest sama moodi aru. Iga organisatsiooni juhtkond peaks tagama juhtimissüsteemi protsesside põhjal organisatsiooni kui tervikut haarava mudeli kirjeldamise. Pärast sellise mudeli koostamist muutub märksa lihtsamaks kogu meeskonna kaasahaaramine ja juhtimissüsteemi korrastamine ning uute metoodikate rakendamine.

Kuidas panna mudelid ennast teenima, mitte vastupidi?

Rumaluste ärahoidmine algab õige hoiaku kujundamisest. Mistahes juhtimissüsteemi edendamisega seonduvat projekti on mõtet käivitada parendamise eesmärgil. See eeldab soovi olemasolevat töökorraldust millegi võrra paremaks muuta, mitte vastupidi.

Paraku kaasneb süsteemi arendamisega töötajate väär suhtumine. Süsteemi arendatakse kellegi teise jaoks, mitte iseendale.

Iga uuendus peaks olema ellu kutsutud organisatsiooni töökorralduse parendamise huvides. Ükski standard ega juhtimismudel ei ole reeglina koostatud kellegi segamiseks. Enamasti on eesmärgiks organisatsiooni tulemuslikkuse suurendamine ning tähelepanu juhtimine õigetele valdkondadele.

Üheks lihtsaks põhimõtteks segaduste vältimisel on jõuda eelnevalt selgusele, mida uuendus kaasa toob ja millist kasu see meile tõotab tuua.

Standardiseeritud juhtimissüsteemid

Üha populaarsemaks muutuvad ISO standarditele vastavad juhtimissüsteemid. Tavaliselt alustatakse ISO 9001le vastava kvaliteedijuhtimissüsteemiga, sellele järgneb ISO 14001le vastav keskkonnajuhtimis-süsteem ning edumeelsemad jätkavad OHSAS 18001 vastava töötervishoiu ja -ohutuse juhtimissüsteemi välja-arendamisega. Selline käitumine on igati loogiline, sest ISO 9001 peamiseks huviorbiidiks on klientide soovide täitmise ja rahulolu tagamine. Keskkonnajuhtimissüsteem püüab klientide rahulolu tagamise ja kasumi teenimise juures panna mõtlema ka ümbritsevale keskkonnale. Töötervishoiu ja –ohutuse juhtimissüsteem on suhteliselt uus arengusuund. Hetkel piirdutakse OHSAS 18001 standardiga. Töötajate tervishoid ei mõjuta ju otseselt kliente ega teisi ettevõtteid ja riik ei ole süsteemi loomist veel tõsiselt võtnud. Seadusandlus küll eeldab kehtestatud nõuetest kinnipidamist ja formaalsuste täitmist, kuid korraliku juhtimissüsteemi väljaarendamiseni ei ole veel jõutud. Organisatsioon peab enne uue süsteemi juurutamist selgitama, mida see endaga kaasa toob ning võrdlema seda juba olemasolevate mudelitega. Võib juhtuda, et sarnast funktsiooni täitev süsteem juba toimib. Mudeleid peaks võrdlema lõikude kaupa ning leidma enda jaoks olulised ning kasulikud aspektid. Vastasel juhul võib organisatsioonis toimida paralleelselt mitu sarnast süsteemi, mis pigem kurnab kui muudab tööd efektiivsemaks.