Konsultant kirjutab: Kas tootlikkust tasub tõsta vaid tootmises või on see teemaks ka büroos?

Tootlikkust mõõdetakse (lihtsustatult) töö tulemuse ja selleks kulutatud ressursside hulga võrdlemise teel (tulem/ressursid). Tegelikult on sama loogikat võimalik rakendada ka bürootöö hindamisel. Näiteks võime mõõta aruannete koostamiseks kuluvat keskmist aega, arve või kirja käsitlemise keskmist aega vms. Kõiki neid näitajaid saab ka rahalistesse ühikutesse teisendada, mis enamasti aitab paremini mõista võimalikku säästu.

Sageli on bürootöö tootmisega võrreldes vähem automatiseeritud ja rohkem seotud ootamatustega, st vähem planeeritavam. See ei tohiks meid aga heidutada tegelemast tootlikkuse tõstmisega. Kui tootmises räägitakse enamasti rahalistest kulutustest (materjali jm kuludega seonduvalt), siis büroos võib sageli kuulda väidet: “Mul ei ole selleks aega!” Selline väide on paraku muutumas üha populaarsemaks.

Kui hakata analüüsima, mis on selle väite taga, jõuame sageli inimesteni, kes jooksevad pidevalt ringi ja näiliselt teevad üliaktiivselt tööd. Kui aga lähemalt uurima hakata, siis selgub, et sugugi mitte kõik tegevused ei lisa oodatavat väärtust. Sageli ei peaks kõike seda üldse nii tegemagi.

Kui tulemuslik on teie päev?

Mõelge natuke oma tavalisele päevale ja sealsetele toimetustele kontoris. Kui palju kulub teil keskmiselt päevas aega:

• paberite, materjalide vms otsimisele?
  • Kas leiate vajaliku dokumendi/materjali reeglina vähem kui 3 minutiga või kulub sellele reeglina rohkem aega?
• kellegi või millegi ootamisele?
• millegi ümber- või uuestitegemisele
  • sh info üleküsimisele, täpsustamisele?
• probleemide lahendamisele?
  • sh klientide kaebuste käsitlemisele (arutelud, analüüsid, kirjade koostamised jms)?
• ühekordsetele ja hilisema hinnangu kohaselt mõttetutele tegevustele?
• arvutitõrgetega seonduvale ootamisele/uuestitegemisele?

Millise tulemuseni teie jõudsite? Kas olete tulemusega rahul või oleks põhjust midagi muuta? Toon võrdluseks erinevates riikides läbi viidud uuringu tulemused, mis viitavad sellele, kuidas jaguneb keskmise töötaja päev erinevat liiki tegevuste vahel.

Millised tegurid bürootöö tulemuslikkust mõjutavad?

Sageli mõjub üllatavana fakt, et 80% operatiivtasandi töötajate tootlikkusest ei sõltu mitte otseselt töötajast endast, vaid organisatsiooni töökorraldusest: kui läbimõeldud ja süsteemne see on, kuidas on protsessid paika pandud, millised reeglid on kehtestatud, kas on võetud kasutusele sobivad vormid, lahendused, tööjaotus, mis tagaks parimad tulemused. Töökorraldus (sageli tuntud kui juhtimissüsteem) avaldab mõju ka sellele, millise kvalifikatsiooniga töötajaid värvatakse, kas neid arendatakse, mida neilt nõutakse, milline on töökoormus, millega püütakse tõrkeid ennetada, kas tõrgete põhjusi analüüsitakse ja kõrvaldatakse või otsitakse vaid süüdlasi jne.

Loomulikult on oma mõju ka bürootöötajate endi käitumisel ja hoiakutel, rolli mõistmisel, sihikindlusel, avatusel. Töötaja saab oma panust suurendada, kui on avatud uuendustele, valmis asju teise nurga alt vaatama; mõtlema, mida annaks teha paremini. Juhid peaksid aga pidevalt hoolitsema töökorralduse arendamise ja organisatsiooni kui terviku tulemuslikkuse suurendamise eest.

Juhtimissüsteem peaks hoolitsema selle eest, et:

• klientide soovid saaksid välja selgitatud ja täidetud
• oleks välja selgitatud, kuidas on kõige õigem tööd korraldada (õiged protsessid oleksid välja selgitatud ja soovitavalt ka kirjeldatud)
• töötajad teeksid õigeid asju (tagaksid kliendi soovi täitmise) õigesti (lähtuksid kokkulepitud töövõtetest)
• oleks läbi mõeldud, milliseid andmeid tuleks igapäevase tegevuse kohta koguda ja et need saaksid kogutud
• kogutud andmeid asjakohaselt analüüsitaks
• analüüside põhjal käivitataks ja viidaks lõpuni asjakohased parendusprogrammid
• parendusprogrammide elluviimise järel hinnataks nende tulemuslikkust ja tehtaks järeldused tulevaste programmide jaoks

Kokkuvõte

Tegelikult on võimalik suurt osa klassikalistest tootlikkuse tõstmise võtetest edukalt rakendada ka bürootöös. Olgu see siis puhtuse ja korra tagamine, protsesside korrastamine, teostusaja lühendamine, teenuste kvaliteedi tagamise süsteemi loomine, raiskamiste lõpetamine vms. Enamasti annab suurte tootmismahtude puhul iga täiendus rahalises arvestuses lihtsalt suurema efekti. Iga organisatsiooni tööd annab tulemuslikumaks muuta. Tuleb vaid eesmärgipäraselt ja läbimõeldult tegutseda. Kui endal teadmisi napib, siis tasub pöörduda professionaalide poole.

Lisainfo

Vaata meie efektiivsuse suurendamisele suunatud nõustamisteenuseid ja tutvu koolitusega “LEAN-mõtteviis ja tehnikad kontoris”.