Konsultant kirjutab: Juhtimissüsteemi dokumentatsiooni kasutamine pilves

Elu liigub üha enam selles suunas, et kirju kirjutatakse ja ka dokumentatsioon koostatakse arvutis ning üha vähem prinditakse dokumente paberile. Ka jooniste koostamisel on valdavaks saanud e-lahenduste kasutamine. Kuidas suhtuda aga juhtimissüsteemi dokumentatsiooni? Kas see peaks endiselt jääma pigem paberile või on aeg ka siin kaasaaegsemaid lahendusi kasutada?

Tänapäeval kasutatakse üha rohkem erinevaid e-lahendusi (e-post, e-kaardid, e-lugerid, digiallkiri jne). Ka mina ise prindin dokumente paberile ainult äärmise vajaduse korral. Kuid loomulikult on ka inimesi, kes tunnevad end palju mugavamalt, kui saavad erinevaid dokumente vm just paberkandjal lugeda.

Kas hoida juhtimissüsteemi dokumentatsioon endisel paberil või võtta aluseks elektroonilised dokumendid?

Klientidega erinevaid juhtimissüsteeme välja arendades ning selleks vajalikke protseduure, juhendeid ja käsiraamatuid koostades olen sageli kokku puutunud küsimusega, kas dokumente talletada elektrooniliselt või paberkandjal? Palju arutletakse selle üle, millisel andmekandjal oleks ikkagi kõige parem ja mugavam mingi juhtimissüsteemi dokumentatsioon koostada ja talletada.

Kuna ükski juhtimissüsteemi aluseks olev standard siin konkreetseid nõudeid ette ei kirjuta, siis sõltub lõplik valik ikkagi ettevõttest, töötajate arvutikasutuse tasemest jms. Ka näiteks minu klientide hulgas on ka veel täna mitmeid firmasid, kus firmajuhi enda töölaual üldse arvuti puudub ja e-kirjad liiguvad sekretäri kaudu, kes need paberile välja prindib ja juhi dikteerimise kohaselt ametikirju koostab.

Üks põhilisi muresid elektroonsete dokumentidega seoses on just standardites sätestatud dokumendiohje nõuete täitmine näiteks dokumentide kooskõlastamiste, kinnitamise, kättesaadavuse ja säilivuse tagamise osas.

Loomulikult on võimalik elektroonsete dokumentide kinnitamiseks kasutata erinevaid meetodeid, näiteks:

• kinnitada dokument allkirjaga paberkandjal ja see siis arvutisse skaneerida;
• anda töötajatele erinevaid õigusi dokumendifailide salvestamiseks konkreetsesse kaustadesse serveris;
• digiallkirjastamine;
• jne.

Kõik need eelnevalt loetletud variandid ei ole aga sugugi kõige mugavamad kasutada.

Uued võimalused juhtimissüsteemi dokumentatsiooni haldamiseks

Pilvetehnoloogiate ja otsingumootorite arendamisega seonduvalt pakutakse kasutajatele välja üha uusi ja mugavaid lahendusi. Üheks selliseks võimaluseks juhtimissüsteemi dokumentatsiooni koostamisel on Google Sites.

Tegemist on MS Word’ile ja MS Excel’ile sarnase lahendusega, mida on võimalik integreerida ka Google’i kalendri ja e-posti rakendusega. Ehk kokkuvõttes mitte oluliselt halvem lahendus, võrreldes MS Office’iga tervikuna. Samas kasutusmugavuselt võiks öelda, et tunduvalt lihtsam, kui koostada erinevaid dokumendifaile, neid kusagile salvestada ja kooskõlastuseks kolleegidele saata.

Google Sites rakenduses on võimalik luua erinevad kasutajaprofiilid ja õigused, mille alusel on võimalik asuda töötajatel erinevaid juhtimissüsteemi dokumente (protseduurid, juhendid, käsiraamatud jms) koostama. Loomulikult on olemas ka teisi intraneti- ja dokumendihalduse lahendusi, aga reeglina peab sinna keskkonda eelnevalt koostatud dokumendifaili salvestama.

Google Sites võimaldab dokumendi loomist samas keskkonnas. Teksti trükkimine või selle redigeerime toimub sarnaselt MS Word’iga. On olemas kõik vajalikud vormingud tavateksti ja pealkirjade jaoks, mille alusel tekib hiljem automaatselt ka dokumendi sisukord. Näiteks MS Word’is peab sisukorra eraldi tekitama.
Dokumendi versioonide muutmisel ei pea salvestama eraldi faili ja sellele mingit versiooninumbrit lisama – tööversioonis tekib pärast igat muudatust selle salvestamisel automaatselt uus versioon. See aitab muuseas vältida ka seda, et mõni fail kogemata üle kirjutatakse ja salvestatakse. Iga salvestus tekitab automaatselt uue dokumendi versiooni. Samuti on võimalik kõiki eelnevaid versioone uuesti avada ja alustada vajadusel uut redigeerimist hoopis varasemast versioonist.

Kui dokument on loodud, siis on seda võimalik sisuliselt ühe “nupuvajutusega” saata edasi kolleegidele kooskõlastamiseks (kas tervele grupile inimestele või üksikult).

Selleks, et teha dokumendid töötajatele kättesaadavaks on vaja ainult internetiühendusega arvutit. Kaob ära vajadus investeerida serverisse, mille kaudu dokumendifaile töötajatele kättesaadavaks teha. Lisaks eelnevale veel ka see, et dokumendid on vajadusel kättesaadavad ka väljaspool kontorit (ja suvalisest maailma punktist), vajalik on vaid interneti ühendus.

Loomulikult on ka ettevõtte serverile võimalik luua ligipääs üle interneti, aga see on rohkem seotud turvariskiga, et keegi pahatahtlikult ettevõtte sisevõrku tungib. Ettevõtte sisevõrgus säilitatakse reeglina ka muud tundlikku informatsiooni. Kasvõi näiteks majandustarkvara, mis ei ole tänapäeval enam ainult raamatupidamisprogramm, vaid koosneb palju rohkematest moodulitest (sh kliendi- ja personaliandmebaas, tarnijate andmed, laoarvestus, tootmine jne).

Lisaks eelnevale ei ole vaja muretseda ka dokumentide säilimise ja varukoopiate tegemise pärast, sest see käib kõik automaatselt ja Google tagab dokumentide säilivuse. Loomulikult ei saa selle peale 100% kindel olla, aga see on nii ka kõigi teiste alternatiividega. Ka CD-le tehtud varukoopia võib teatud aja pärast osutuda kasutamiskõlbmatuks.

Kokkuvõtteks dokumentide haldamisest pilves

See kõik oli muidugi vaid lühikokkuvõte Google Sites-i võimalustest, aga eks ka minul endal on seal veel avastamisruumi küll ja küll. Kokkuvõtvalt tahtsin lihtsalt lühidalt tutvustada ühte uut võimalust juhtimissüsteemi dokumentatsiooni loomiseks ja töötajateni viimiseks. Loomulikult soovitan omalt poolt juhtimissüsteemi dokumenteerimisel leida igal ettevõttel oma eripärale vastavad metoodikad ja rakendused, mis on just teile kõige sobivamad ja mugavamad kasutada. Ja hoidke silmad lahti kasulike rakenduste leidmiseks, mis aitaksid teie organisatsiooni veelgi edukamaks muuta.

Oleksime väga tänulikud, kui te erinevaid lahendusi, mida võib-olla ise juba igapäevaselt kasutate, ka meiega jagaksite. Kirjutage meile info@tjo.ee või võtke ühendust läbi kontaktivormi.