Konsultant kirjutab: Aja planeerimine

Iga inimese üheks suuremaks katsumuseks on talle eluks antud aja võimalikult hea kasutamine. Üldiselt ei ole sihitu ja väärtustamata ajakasutus – ajaraiskamine – aktsepteeritud. Järgnevalt soovin edastada teile mõned seminari “Efektiivne ajakasutus” ettevalmistamisel tekkinud mõtted, millest juhindumine võimaldab oma aega paremini kasutada ja laiemalt – elukvaliteeti parandada.

Aja teadlik planeerimine lisab kindlustunnet eraeluliste ja ametialaste soovide ning sihtide saavutamiseks, sest toetab eesmärkide elluviimist. Ajaplaneerimise eesmärkidena saab välja tuua näiteks eesseisva aja läbimõeldud korraldamist, mälu abistamist, enesedistsipliini arendamist, töökoormuse ühtlustamist, tervise säästmist või töö muutmist meeldivaks. Ajakasutust kavandades väärtustab iga inimene oma tegevusi mõnega eeltoodutest. Eesmärgid võivad ajas muutuda ja silmas võib pidada ka mitut neist korraga.

Ajakasutusest rääkides tuuakse välja ajakontrolli omamise versus  mitteomamise tähtsus. Planeeritud aeg tagab suveräänsuse ajaga ümberkäimisel, võimaldab mõõta aega kordaläinud tegevustega ning kujundada kindla elu- ja töörütmi. Seda ei luba ajakeerises triivimine. Säästev tegutsemine tähendab ratsionaalset ajakasutust, mida ei võimalda ajakulukad tegutsemisviisid. Olulise eristamine ebaolulisest laseb teha töid nende olulisuse järjekorras, nö tühi rabelemine põhjustab tegemata tööde kuhjumise. Lisaaeg enda, pere ja sõprade jaoks annab rohkem võimalusi oma vaba aja kasutamiseks, vastasel korral võib töötada kurnatuseni. Kõigi  töötajate tegutsemisel ühiselt saab efektiivselt delegeerida, vastupidisel juhul jääb kõik ühe inimese õlgadele.

Aja planeerimist saab alustada eesmärkide seadmisest ning tegevus- ja ajaplaani koostamisest. Pikaajalisel kavandamisel tuleb arvestada strateegilises planeerimises kasutatava 3–5 aastase ajahorisondiga. Strateegia aastaeesmärkidest ja inimese tööalasest aktiivsusest tingituna võib lühiajalises ajahorisondis rääkida päeva-, nädala-, kuu-, kvartali- ja aastaplaanist.

Ajaplaani koostamine üheks päevaks sisaldab kindlaid eeliseid, sest päeva programm jääb vaatevälja ja toimib motiveerivalt. Päeva lõppedes loob positiivne tagasivaade tehtust eduelamuse. Kõrge ajateadlikkuse ja prioriteetidele kontsentreerituse tõttu väheneb päeva tulemuslikkust mõjutavate tegijapoolsete kõrvalekallete võimalus. Ettevalmistatud päevaplaanid lasevad end kergesti üle kontrollida, võimaldavad kasutajale vabatahtlikku enesevaatlust ja teada saada, miks planeeritud ajaga valmis ei saadud. Viimane loob rakenduspunkti realistliku päevaplaani koostamiseks ja aja hindamise parandamiseks.

Järgnevalt mõned juhised päeva planeerimise läbiviimiseks:
– Kirjutage üles kõik, mida peate tegema; tähtsuse järjekord määrake lõpus eelistusotsuste järgi.
– Hinnake ligikaudset ajavajadust töö tegemiseks. Olge ettevaatlik, et mitte sattuda segadusse, sest aega kipub tavaliselt kuluma rohkem kui planeeritud.
– Päevaplaani edukaks realiseerimiseks pole mõttekas sellest üle viie tunni täis planeerida. Põhireegel soovitab planeerida vaid 60% oma ajast.
– Võtke päevaplaani vähemalt üks oluline ja pakiline e A-ülesanne, täitmiseks varuge päeva parim tegutsemisaeg.

Edukaks päeva kulgemiseks ärgake rahulikult ja häälestage end päevaks. Töö alustamisel kontrollige üle ja täiustage oma päevaplaani ja tähtaegu. Tööpäeva alustage tähtsaimast tegevusest või ülesandest  ja jääge, segajaist hoolimata, selle juurde. Viige oma alustatud tööd lõpule. Kasutage oma päevarütmi kõige viljakamaid tunde hästi, tegelege loominguga (nt strateegilise plaani, tegevuskava, eelarve koostamine) või mõne raske ülesande, probleemi lahendamisega. Pidage pausi – see on oluline eriti pärastlõunal, kui töövõime hakkab kahanema. Tööpäeva kavandades moodustage sarnastest tegevustest blokid (nt telefon, vestlused jms), mis võimaldab end kergemini ümber lülitada ja keskenduda uuele asjale. Rutiintööd tehke keskpäeval või hiljem pärastlõunal, kui mõttetöö võimekus langeb. Lõpetage oma päev alati tagasivaatega, päevabilansi kokkupanemisega, mille abil saab koostada järgmise päeva plaani ning kindlaks teha ülesanded, mida esmalt täita. Pärast tööd võtke endale ümberlülituse aeg ja lõdvestuge 20 min, enne kui pühendute perele. Magama heitke positiivsete mõtetega – on parem uni.