Konsultant kirjutab: Aasta lõpu nõupidamistest

Aasta lõpus on kohane teha kokkuvõtteid saavutatud tulemuste ja täidetud eesmärkide kohta. Traditsiooniline kokkuvõtete sisu piirdub majandustulemuse kokkuvõtte tegemisega. Mõnikord tehakse üldisem kokkuvõte ka aasta peamistest sündmustest ja probleemidest. Hea on, kui sellega seonduvalt kavandatakse ka peamised piirjooned või raamistik järgmise 1-2 aasta tegemistele ning uuendatakse eesmärgid ja jälgitavad suhtarvud. Kas kõik vajalik saab sellega tehtud? Milliseid mõtteid tekitavad teis terminid “juhtkonnapoolne ülevaatus” ja “strateegia ülevaatus” või “strateegia ajakohastamine”? Kas nende teemade vahel on teie jaoks ka mingisugune seos? Järgnevalt vaatame, kuidas neist teemadest mõnus ja tulemuslik tervik moodustada.

Juhtkonnapoolne ülevaatus

Juhtimissüsteemide arendamise üheks  baasnõudeks on regulaarse juhtkonnapoolse ülevaatuse läbiviimise kohustus. Tavapäraselt tehakse seda koosoleku vormis, kus on standard (ISO 9001 vms) määranud ka päevakorra ehk siis läbiviidava ülevaatuse sisu. Juhtimispõhimõtete (poliitika) ülevaatamist käsitletakse sageli suhteliselt kiirelt ja pealiskaudselt. Samas on meeskonnatöö seisukohalt ülimalt oluline, millistest väärtustest lähtutakse, kas need on endiselt asjakohased või peaks midagi muutma. Kui seda sisuliselt teha, siis aitab see meeskonnatööle kaasa. Samas võib näiteks juhtpõhimõtete läbiarutamise eraldada “klassikalisest” juhtkonnapoolsest ülevaatusest ja viia läbi näiteks meeskonnatöö koolituse ühe osana. Kas olete seda proovinud? Meil on selles osas palju häid kogemusi. Kui ettevõttes viikse läbi töökorralduse olukorra hindamiseks auditeid on nende tulemused ülevaatusel üheks arutelude objektiks. Auditi abil on võimalik saada põhjalik ülevaade, kas ettevõttes kehtestatud juhtimissüsteem toimib ettenähtud kujul ja kas me oleme sellisel kujul tegutsemisega jätkuvalt rahul. Millisel kujul toimub aga auditi tulemuste läbiarutamine? Kas see on formaalne kinnitus, et auditid on tehtud või analüüsib keegi ka auditite sisulisi tulemusi? Milliseid ettepanekuid selliste analüüside põhjal on töökorralduse muutmiseks tehtud ja ellu viidud? Kui auditi tulemusi korralikult analüüsida, siis ütlevad need meie igapäevase tegevuse kohta nii mõndagi, sh on heaks aluseks näiteks sisemiste tugevuste või nõrkuste analüüsi läbiviimisel (SWOT analüüsi raames). Kas teie organisatsioonis tehakse SWOT analüüsi eel ka korralik kokkuvõte meie enda ja ka konkurentide tulemuste kohta? Kui ei, siis tasuks mõelda, kas oleks põhjust oma harjumusi muuta? Klientidelt saadav tagasiside peaks olema samuti, sõltumata tema kogumise viisist, fikseeritud ja kasutatav ülevaatuse sisendina. Klientide arvamus ettevõtte tegevuse kohta, tema võimekuse kohta täita klientidele antud lubadusi, on oluline informatsiooni allikas arendustegevuste kavandamisel ja investeeringute planeerimisel. Siinjuures pean silmas investeeringuid nii personali arendamisse kui ka infrastruktuuri ja töövahenditesse, ka töökeskkonda. Tõenäoliselt analüüsitakse klientide tagasisidet ka teie organisatsioonis aastas erinevatel perioodidel. Seetõttu ei pruugi kokkuvõtete tegemise ja tulemuste analüüsimisega oodata ülevaatuse läbiviimiseni. See võib toimuda ka eraldi. Ometi oleks näiteks SWOT analüüsi ja ka juhtkonnapoolsete ülevaatuste läbiviimise eel mõistlik teha kiire kokkuvõte olulisematest tulemustest, et teha õigeid järeldusi. Protsesside toimivuse ning toodete või teenuste vastavuse kohta saadav informatsioon annab võimaluse lähemalt hinnata, kas ettevõtte põhi- ja tugiprotsessid toimivad ettenähtud kujul ning kas tooted või teenused vastavad nende valmistamisele või pakkumisele kehtestatud nõuetele. Saadud tulemuste põhjal tasuks tõsiselt läbi mõelda, mida tuleks töökorralduses muuta ning kuhu tasuks tulemuste parendamise nimel aega ja raha investeerida. Sageli tekitab segadust ülevaate andmine korrigeerivate ja ennetavate tegevuste olukorrast (ei mõisteta standardi nõude sisu). Sisuliselt eeldatakse siin juba toimunud või potentsiaalsete tõrgete põhjuste analüüsi ja selle põhjal kavandatud ning ellu viidud meetmete tulemuslikkuse analüüsi tulemuste läbiarutamist. Selleks on aga sageli üsna vähe andmeid esitada. Meie kogemuste kohaselt saab selle punkti edukalt seostada meeskonnatöö koolituste ja SWOT analüüsi läbiviimisega. Sellisel juhul saab meeskonna panna kaasa mõtlema probleemide, aga miks mitte ka positiivsete saavutuste põhjuste üle. Loomulikult on tulemuseks asjakohaste meetmete kavandamine ja elluviimine. Taas, selliseid analüütilisi või meeskonnatööd arendavaid kohtumisi võib vabalt läbi viia eraldiseisvatena. Sellisel juhul tuleks juhtkonnapoolse ülevaatuse juures lihtsalt viidata, milliste arutelude käigus need teemad on juba läbi käidud ja kuhu on talletatud asjakohased tulemused.

Strateegia ajakohastamine

Sarnaselt juhtkonnapoolsete ülevaatuste läbiviimisega, tasuks organisatsioonis regulaarselt üle vaadata ja ajakohastada ka strateegiat ning sellega seonduvat. Strateegia ülevaatus ei ole küll standardites nõutav, kuid organisatsiooni tulemuste saavutamisel ülimalt oluline faktor. Parimate tulemuste ja mõistliku ressursikulu saavutamise nimel tasuks strateegia ülevaatused ka juhtkonnapoolsete ülevaatustega ühendada. Soovitame mõlemate ülevaatuste teemad paigutada kalendrisse sobivatesse perioodidesse (vastavalt tulemuste kogumise võimalustele ja loogikale). Nii saavad vajalikud sammud tehtud ja organisatsioon käib ühte jalga. Lisaks püstitatud eesmärkide ja põhimõtete ning väärtuste ülevaatusele, tasuks regulaarselt hinnata ka näiteks:

•  Väljavalitud kliendigruppidega seonduvaid tulemusi (kliendihalduse tulemused, eesmärkide saavutamine, reageerimine erinevatele meetmetele, seonduvate prioriteetide ülevaatamine)
• Konkurentide tegevust ja tulemusi (koos asjakohaste järelduste tegemisega);
• Ettevõtte seisundi ja riskide hindamist (nt SWOT analüüsi raames);
• Pikaajalise visiooni täiendamist ühe aasta võrra ja selle baasil ka vastavate strateegiliste eesmärkide täpsustamist.

Loomulikult kaasneks selliste ülevaatuste otsuste põhjal tegevuskavade koostamine ja realiseerimine. Kui ülevaatused jagunevad aastas erinevatele perioodidele, siis saab seal edukalt läbi viia ka tegevuskavade elluviimise ülevaatuse (ühildatav näiteks juhtimiskavade ülevaatuste läbiviimisega). Strateegia ja juhtkonnapoolsete sisuliste ülevaatuste regulaarne läbiviimine annab võimaluse planeerida ja suunata ettevõtte ressursse tulemuslikumalt. Juhtkonnapoolsete ja strateegia ülevaatuste läbiviimist võib hajutada aasta jooksul läbiviidavate erinevate kohtumiste ja analüüside peale. Oluline on küsimuste sisuline ja süstemaatiline käsitlemine ning asjakohaste tulemuste talletamine. Selliste ülevaatuste tulemuslikkuse suurendamiseks, värskete ideede sissetoomiseks ja juhtidele aktiivse osalemisvõimaluse andmiseks tasuks aeg-ajalt kaasata professionaalseid konsultante. Oleme paljudele organisatsioonidele strateegia väljaarendamisel toeks olnud ja tagasiside on olnud ülimalt positiivne. Andke palun teada, kui soovite selle kohta rohkem informatsiooni saada. Seniks aga soovime head vana aasta lõppu ja veelgi edukamat uut aastat!