Konsultant kirjutab: Konsultant aitab asjad kontrolli all hoida

Tänases nõuandes tahaksin rääkida ühest koostöövormist, mida TJO Konsultatsioonid on oma klientidele tegelikult pakkunud juba alates aastast 2002, nimelt meie hooldusteenusest.

Loomulikult on mitmeid firmasid, kes on seda teenust juba aastaid kasutanud. Kuid ilmselt on lugejate hulgas ka palju neid, kes ei ole sellisest võimalusest midagi kuulnud või ei ole selle peale pikemalt mõelnud. Järgnev kirjutis ongi mõeldud selleks, et anda Teile natuke rohkem informatsiooni ja ka kasutajate poolset tagasisidet.

Millest kõik algas?

Tegelikult sai kõik alguse sellest, et aastal 2002 pöördus meie poole üks klient, kes oli aastate eest meie abiga edukalt jõudnud oma kvaliteedijuhtimissüsteemi sertifitseerimiseni. Vahepeal oli ettevõte jõuliselt arenenud, paraku oli kvaliteedijuht muudatuste ajal asunud tööle teise firmasse. Kuna peatselt oli taas oodata sertifitseerimisfirma korralist visiiti, siis pöördus ettevõtte juht meie poole. Ta tundis huvi, kas me oleksime valmis aitama nende muutunud töökorraldust vastavusse viia standardi nõuetega ning ühtlasi viima teenustööna läbi ka siseauditid. Loomulikult olime valmis oma klienti aitama.

Sellest tekkiski idee – kui ühel kliendil on selline soov, siis tõenäoliselt võib sarnane soov olla ka teistel. Professionaalide kasutamine aitab oluliselt kokku hoida firma töötajate aega ja annab regulaarselt uusi ideid töökorralduse arendamiseks. Seega aitab selline teenus kaasa ka klientide konkurentsivõime tugevdamisele ning ühtib meie missiooniga. Järelikult oleks põhjust sarnast võimalust välja pakkuda ka teistele klientidele.

Nii alustasimegi oma klientidele siseauditi teenuse pakkumist. Sellega seonduvalt on mitmed kliendid loobunud siseaudiitorite väljakoolitamisest ja tellivad meilt regulaarselt siseauditite läbiviimise teenust. Samas on ka selliseid näiteid, kus siseaudiitorid on ettevõttes küll välja koolitatud, kuid klient soovib sellest hoolimata, et kas regulaarselt või vaid kiirematel perioodidel professionaalid auditid läbi viiksid.

Kui oma hooldusteenusega turule tuleku algusajal pakkusime oma klientidele ainult siseauditi teenust, siis klientidega koostöös oleme seda pidevalt täiendanud ja siseaudititele on lisandunud ka mitmed teised tegevused, nagu näiteks:

• osalemine moderaatorina erinevatel juhtimissüsteemiga seonduvatel koosolekutel (sh juhtkonnapoolsed ülevaatused, strateegilised ülevaatused, auditi tulemuste arutelud, juhtimiskavade ülevaatused, keskkonnaaspektide hindamised jne);
• uute eriprojektide läbiviimine (sh CE märgistamine, toodete või tootmisprotsessi vastavusse viimine erinevate standardite nõuetega jms);
• sertifitseeritud juhtimissüsteemide hilisem vastavusse viimine uute standardiversioonide nõuetega (nt praegu on aktuaalne keskkonnajuhtimissüsteemi vastavusse viimine ISO 14001:2004 nõuetega).

Miks kliendid meilt selliseid lisateenuseid tellivad?

Üks põhjus on kindlasti see, et paljudes ettevõtetes ei ole tööle võetud eraldi inimest kvaliteedi- või keskkonnaküsimustega tegelemiseks ja neid kohustusi täidab keegi oma põhitöö kõrvalt. Siin mängibki suurt rolli see, millisele inimesele on need lisakohustused pandud ja kui palju on tal teisi oma põhitööga seotud kohustusi. Ehk siis teisisõnu – kui koormatud on standardite mõistes “juhtkonna esindaja” oma põhitööga. Liiga suure koormuse korral võibki tekkida vajadus kaasata sellele inimesele tuge konsultandi näol väljastpoolt ettevõtet, kes aitaks nii öelda “asjad kontrolli all hoida”.

Hiljuti viisin läbi väikese uuringu klientide hulgas, kes on juba mõnda aega meie hooldusteenust kasutanud. Selle käigus soovisin saada vastust kahele küsimusele – millised on olnud hooldusteenuse tellimise peamised põhjused ning kuivõrd on sellise teenuse kasutamisega seonduvad ootused täitunud.

Uuringu tulemused võib jagada järgmistesse gruppidesse:

•  juhtkonna esindaja täidab ka muid tööülesandeid ja seetõttu on kompetentne abi väljastpoolt ettevõtet vajalik;
• juhtkonnapoolse ülevaatuse juures aitab erapooletu eksperdi kaasamine saada asjalikke nõuandeid (sh erapooletu vaade);
• toodangu ja tootmisprotsessi vastavusse viimisel standardi nõuetega ja sertifitseerimise korraldamisel “tunnustatud asutuse” poolt (sh erinevate küsimuste kooskõlastamisel Tallinnas) on kasulik omada professionaalset partnerit;
• oma maja töötajad on oma töödega piisavalt hõivatud ja neil ei jätkuks aega auditiga tegelemiseks, pealegi tegelete teie auditite läbiviimisega pidevalt ning hoiate end vajaliku info ja uuendustega kursis;
• tänu võimalusele teostada siseauditeid koos professionaalidega tõuseb ka meie siseaudiitorite kogemuste pagas;
• on kasulik, kui keegi väljastpoolt oma ettevõtet dokumentatsiooni ja süsteemi üle vaatab nn “värske pilguga”;
• hooldusteenus annab kindluse, et välise auditi korral meil puudusi ei esine.

Meil on siiralt hea meel, et klientide hinnangul on hooldusteenusele püstitatud ootused kenasti täitunud. Seetõttu oleme valmis ka edaspidi koos olemasolevate ja tulevaste klientidega oma teenustevalikut laiendama. Sellega jätkame klientidega koostööd nende juhtimissüsteemide pideval arendamisel ja konkurentsivõime tõstmisel.

Sellest kõigest lähtuvalt kutsun Teid julgesti meiega kontakteeruma ning esitama oma ettepanekuid ja soove. Olen kindel, et koos suudame teie juhtimissüsteemiga seonduvad mured lahendada ning süsteemi veelgi efektiivsemaks muuta!