Konsultant kirjutab: Milleks on vaja tublit asendajat?

Ilmad on mõnda aega üsna ilusad olnud, sooja päeval kohati isegi 20 kraadi ümber. Ilmselt on juba paljudel mõtted tiirlemas suvise puhkusehooaja ümber. Mõnel on puhkus juba alanudki.

Seetõttu tahan täna peatuda ühel väga olulisel teemal, nimelt töötajate asendamine nende töölt eemaloleku ajal (olgu see siis tingitud puhkusest, haigusest vm).

Küllap olete ka teie, sarnaselt minuga, aeg-ajalt kokku puutunud juhtumitega, kus helistamisel näiteks mingi teenusega seoses saate telefonis vastuseks: “Vabandage, see inimene, kellega te rääkida soovite, on haige või puhkusel.”

Taolistel puhkudel on esimene ja halvem variant selline, kui puuduvale isikule ei ole üldse asendajat määratud ja teil tuleb oodata ning helistada oma küsimustega uuesti alles siis, kui inimene tööle naaseb. Teine (natuke parem) variant on see, kui teie poolt otsitavale töötajale on küll asendaja määratud, kuid ta ei ole absoluutselt kursis teemade ja küsimustega, milles ta peab oma kolleegi asendama. Sel juhul saate ehk küll kiiremini lahenduse oma probleemile, kuid ilmselt kulub siiski üksjagu aega, et teie kontaktisiku asendaja kurssi viia just teid puudutava informatsiooniga.

Olen näiteks ise olnud hädas ühe Eesti nimeka pangaga, kui saatsin e-kirja oma haldurile ja ootasin vastust umbes nädala, siis kordasin oma pöördumist, kuid ikka tulutult.

Kuna elan suhteliselt väikeses linnas, kus paljud üksteist tunnevad, siis kuulsin juhuslikult ühe tuttava käest, kes samuti pangas minu halduriga tihedalt suhtles, et ta nagu oleks kusagilt kuulnud, et kõnealune inimene peaks puhkusel olema. Kummaline, kas pole? Mitte mingit asendaja määramist, e-kirjade ümbersuunamist ega muud. Lõpuks õnnestus mul siiski pärast paarinädalast ootamist halduriga kontakti saada ja ennäe imet, oligi puhanud. Õnneks ei olnud mul väga kiiret lahendamist vajav küsimus, aga juhtum on meeles tänase päevani.

Võtame teise juhtumi. Koos oma klientidega juhtimissüsteeme arendades olen samuti sageli kokku puutunud juhustega, kus puhkuste hooaja saabudes lihtsalt mitmed ettevõtte võtmeisikud ei saabu enam koosolekutele, kuna nad puhkavad. Kui võtmeisikutele ei ole asendajaid määratud või ei ole asendajad piisavalt pädevad, siis tekib oht, et projekt hakkab venima, kuna ei saa vajalikke küsimusi läbi arutada.

Sama juhtub ka siis, kui ettevõtte tegevus on mõnevõrra hooajaline ja aasta jooksul on perioode, kus ollakse rohkem koormatud. Tavaliselt langeb see aeg kokku ka puhkuste perioodiga ehk suvega ja siis on mul üsna tihti tekkinud küsimus, kuidas nad üldse endaga hakkama saavad. Kuidagi siiski saavad, kuid kas soovitakse oma klientidele tõesti sellist “kuidagi”-muljet jätta? Kas soovitakse puhkuse järel hakata tulekahjusid kustutama, et tekkinud segaduses end kiiresti ära kurnata?

Nagu näete, on töötajate asendamine nende äraolekul üks oluline küsimus ja seda loomulikult kliendi rahulolu tagamise seisukohalt. Ka standard ISO 9001 nõuab muuhulgas ettevõttes kohustuste ja volituste määratlemist ning töötajatele teatavaks tegemist. See hõlmab loomulikult ka asenduste määramist ja mitte ainult ametijuhendites, vaid ka sisuliselt. Et kõik töötajad teaksid, millised on nende kohustused ja vastutusvaldkonnad. Lisaks sellele peaksid töötajad loomulikult teadma ka seda, kes neid nende äraolekul asendab ja keda nemad peavad asendama teiste äraolekul.

Siin on palju abi ettevõtte juhtimissüsteemis loodud protsessikirjeldustest, protseduuridest ja juhenditest. Seda eriti siis, kui nende koostamisel ei ole “haltuurat tehtud”. Läbimõeldud juhendmaterjalidest saab töötaja asendaja hea ülevaate ja tugimaterjali kolleegide vastutusvaldkondadest juhuks, kui ta kedagi neist asendama peaks.

Seetõttu soovitangi võtta juhtimissüsteemi rakendamisest maksimum ja seda ka töötajate kohustuste jagamise valdkonnas. Seda nii selleks, et te ise oma puhkuse ajal saaksite tõesti rahulikult puhata ilma tööasjadele mõtlemata, kui ka selleks, et puhkuselt naastes oleksid alles teie kliendid, kes juhtumisi on üritanud teile puhkuse ajal helistada ja kelle küsimused on saanud vastuse tublide asendajate käest, kes on teie tegemistega kursis.

Seega, pange paika töötajate kohustused oma ettevõtetes koos sellega, mis saab, kui keegi nendest haigeks või puhkusele jääb, ja nautige eesootavat puhkust. Ilmad lähevad veelgi soojemaks ja ei peagi tingimata Kanaaridele sõitma. Saate ka Eestis puhata.

Ja juhul, kui siiski on jäänud asendaja määramata, on teil lihtsam puhkuse ajal tööle probleeme lahendama sõita.

Ilusat ja “töökat” puhkuste aega !!!