Rahvusvahelises sertifitseerimisorganisatsioonis Lloyd’s Register Quality Assurance Ltd. (LRQA) kasutusel olevad leidude kategooriad.
Alates aprillist 2005 võttis Lloyd’s Register Quality Assurance Ltd. (LRQA) kasutusele uued auditi leidude kategooriad, mis asendavad varem kasutuses olnuid (N – nonconformity (mittevastavus), I – improvement note (parendusmärkus) ja O – observation (vaatlustulemus)). Praeguseks on eelpool nimetatud leidude kategooriad asendatud järmiste terminitega: Nonconformity on asendatud “suure mittevastavusega”, Improvement note – “väikese mittevastavusega” ning Observation’it asendavad nüüdsest “vajab korrigeerimist” ja “parendusettepanek”.
Alljärgnevalt on toodud lühikokkuvõte kasutuses olevate leidude kategooriate tähendusest.
Suur mittevastavus (Major Nonconformity – Major NC) on leid, kus üks või mitu juhtimissüsteemi nõuet ei ole juurutatud ja toimivana hoitud. Juhtimissüsteemi juurutamises ja toimivuses on olulisi puudusi või objektiivselt tõendatud olukord, mille alusel võib väita, et organisatsiooni suutlikkus täita auditi kriteeriume on tõsise kahtluse all. Sellise mittevastavuse näitena võib tuua olukorda, kus organisatsioon ei ole kehtestanud kvaliteedipoliitikat või -eesmärke, eiratakse või täidetakse puudulikult seadusandlikest aktidest tulenevaid nõudeid, kliendi nõudeid ei arvestata. Selline leid toob organisatsioonile kaasa kohustuse koheselt alustada mittevastavuse põhjuste analüüsi ning korrigeerivaid tegevusi. Esmakordse sertifitseerimise korral ei saa audiitorid sertifikaadi väljastamise soovitust anda enne kui suur mittevastavus ja selle põhjus on auditeeritava poolt kõrvaldatud. Kontrollvisiidi käigus avastatud suur mittevastavus toob endaga kaasa järelauditi, mille käigus audiitor peab veenduma, et vajalik mittevastavuse analüüs ning korrigeerivad tegevused on organisatsioonis teostatud ning tõendusdokumendid selle kohta saadaval. Sellisel juhul on suure mittevastavuse kõrvaldamiseks ja järelauditiks aega kolm kuud.
Väike mittevastavus (Minor Nonconformity – Minor NC) on juhtimissüsteemi puudulikkust näitav leid, mis ei oma küll olulist mõju juhtimissüsteemi suutlikkusele ning selle tulemusena ei teki organisatsiooni poolt väljastatava toote või teenuse nõuetele mittevastavuse riski, kuid vajalik analüüs ja korrigeerivad tegevused peavad olema organisatsioonis läbi viidud. Tavaliselt on väikeseks mittevastavuseks selline leid, mis näitab organisatsioonisisest viga. Selline viga ei ole otseselt vastuolus kliendi või seadusandluse nõuetega. Väike mittevastavus ei takista sertifikaadi väljastamiseks soovituse andmist esmakordsel sertifitseerimisel ega mõjuta olemasolevat sertifitseerimist. Organisatsioon peab 6 kuu jooksul teostama mittevastavuse põhjuste analüüsi ning läbi viima korrigeerivad tegevused, mille tulemuslikkus on tõendatud vastava dokumentatsiooniga. LRQA audiitor peab nende tegevuste efektiivsuses veenduma kas järelauditi käigus või teostama muul viisil asjakohase kontrolli.
Vajab korrigeerimist (Require correction – RC) on üksikleid, mis nõuab küll parandamist, kuid ei ole süstemaatiline viga. Korrigeerivaid tegevusi ega põhjuste analüüsi ei ole vaja teostada. Selline leid ei takista soovituse andmist sertifikaadi väljastamiseks ning järelauditi teostamise nõuet ei ole. Tihti on selliseks veaks üksiku dokumendi vormistamisel tehtud viga, mille kõrvaldamiseks piisab uue dokumendi väljastamisest.
Parendusettepanek (Scope for Improvement – SFI) on leid, kus juhtimissüsteem vastab küll nõutavatele kriteeriumitele, kuid ettepaneku rakendamisel võib olla organisatsiooni tegevusele parendav mõju. Selleks võib olla audiitori kogemus või asjakohane informatsioon, mida on võimalik üle kanda ühest organisatsiooni funktsioonist teisele. Ei ole nõutud korrigeerivaid tegevusi ega analüüsi ning järelauditi teostamist.
LRQA auditi raportis võib kohata ka märget LRQA, mis ei ole auditi leid, vaid tähistab audiitori tähelepanekut valdkonnast, mida ta soovib järgmise visiidi käigus suurendatud tähelepanuga kontrollida. Sellise märke võivad põhjustada organisatsioonis toimuvad suuremad muudatused, mida ei ole võimalik koheselt juhtimissüsteemi dokumentatsioonis kajastada, see on pikemaajaline protsess.
Auditi leidude uued kategooriad võimaldavad audiitoril käsitleda leide laiemalt ning organisatsiooni protsesse ja tegevusi suurema objektiivsusega hinnata. Vealeidude liigitus annab organisatsioonile võimaluse täpsemalt organiseerida järeltegevusi, mis varasema hinnangu puhul (Nonconformity) olid sageli ebaadekvaatsed. Varasemalt kasutuses olnud mittevastavus ei selgitanud organisatsioonile vea (leiu) tegelikku mõju juhtimissüsteemile. Praegune hindamine loob organisatsioonile selgemini eristatavad tegevusraamid auditileidude tõsiduse suhtes, nende mõjust organisatsiooni juhtimissüsteemile ning konkreetsed juhised vea suhtes tegevuste alustamiseks.
Endine Observation ei olnud küllalt selgesti defineeritav – kas sellist leidu tuli tõlgendada kui viga või mitte, oli organisatsioonidele erinevalt mõistetav. Praegu kasutuses olev SFI (Parendusettepanek) on juba sõnastatud nii, et kahtepidist arusaamist ei tohiks esineda. Ettepanek jääb ettepanekuks ning organisatsioonile on antud vabad käed, kas ta võtab selle leiu vaid teadmiseks või üritab lõigata sellest kasu.
Lisada tuleks ka seda, et LRQA audiitoritel ei lasu kohustust kontrollida organisatsiooni poolt ette võetud tegevusi RC ja SFI suhtes. Praktikas seda siiski tehakse ning ka organisatsioonid on suhtunud sellesse positiivselt.
