Protsesside kaardistamine ja korrastamine
Iga organisatsiooni töö on seotud paljude erinevate protsesside koostööga. Mõned organisatsioonid on teistest edukamad nii klientide rahulolu ja kokkulepetest kinnipidamise võtmes kui ka optimaalse ressursside kasutamise mõttes.
Edukad organisatsioonid investeerivad aega oma protsesside kaardistamisele, analüüsimisele ja korrastamisele. Investeeritud aeg teenitakse hiljem kuhjaga tasa. Protsesside analüüsimise ja korrastamise osas on palju erinevaid tehnikaid ja tööriistu. Õige valik tuleks langetada lähtuvalt soovitud eesmärgist.
Professionaalsete konsultantide kaasamine aitab kokku hoida organisatsiooni töötajate aega ja saavutada kergema vaevaga töökindlad tulemused.
Projekti tüüpilised eesmärgid
- Läbivusaja lühendamine
- Protsessi töökindluse, vähese varieeruvuse tagamine
- Dubleerimiste kaotamine
- Seonduvate kulude ja kadude alandamine
- Automatiseerituse suurendamine
- Vigade hulga alandamine
- Ühtlase läbilaskevõime tagamine
- Protsesside arusaadavuse suurendamine, infovoogude korrastamine, bürokraatia vähendamine
- Klientide rahulolu ja tulemi väärtuse suurendamine
- Paindlikkuse tagamine – valmisolek reageerida klientide muutuvatele vajadustele
Projekti sisu
Konsultatsiooni- või koolitusprojekti sisu pannakse paika vastavalt kliendi soovidele, organisatsioonilisele võimekusele ja püstitatud eesmärkidele.
Protsesside esmakaardistamise sammud
- Protsesside üldskeemi koostamine
- Protsesside inventuur ja protsessiomanike määramine
- Protsesside kaardistamise metoodika kokkuleppimine ja juhendmaterjalide koostamine
- Kaardistamisele kuuluvate protsesside kindlaksmääramine
- Protsesside kaardistamine “As-Is” seisundina ehk hetkeolukorra määratlemine
- Protsesside kaardistuste läbiarutamine ja parendusvõimaluste otsimine
- Protsesside kaardistamine “To-Be” seisundina ehk millised võiksid antud protsessid tulevikunägemuses (parendusmeetmete realiseerimise järel) olla
- Tulemuste läbiarutamine ja parendusvõimaluste, sh mõjususe/tõhususe tõstmise võimaluste läbiarutamine, muudatuse tasuvuse/võimalikkuse hindamine, otsus parendusprogrammi käivitamise osas
- Protsessikaartide (ja soov korral juhiste) vormistamine ja kinnitamine
- Protsesside aja- ja asjakohasuse hindamise, protsessikaartide regulaarse ülevaatuse-uuendamise käivitamine
Soovitame protsesside korrastamist, kasutades koolituste ja nõustamise kombinatsioone.
Projekti sisu sõltub teie soovidest ja olukorrast organisatsioonis.
Ajagraafik
Projekti kestvus sõltub organisatsiooni suurusest ja protsesside korrastatuse astmest. Projekt võib sisaldada vaid mõnda koolitust või nõustamist spetsiifiliste probleemide lahendamisel. Tavapärased projektide kestvust võib siiski mõõta kuudes. Täpsem kestus tuleneb püstitatud eesmärgist