Запись и упорядочивание процессов
Работа каждой организации связана со многими процессами. Некоторые организации успешнее других. Их клиенты довольны, предприятие соблюдает договоренности и умеет грамотно и оптимально использовать ресурсы.
Успешные организации инвестируют время в описание процессов, их анализ и упорядочивание. Затраченное время окупается позднее сполна. Для анализа и упорядочивания процессов есть много разных техник и инструментов. Выбор определяет поставленная перед нами задача. Профессиональный консультант сохранит время работников и поможет добиться меньшими усилиями рабочего результата.
Типовые задачи проекта
- сокращение времени производства единицы продукции
- обеспечение надежности, меньшей вариативности процесса
- сокращение дублирования процессов
- снижение сопряженных расходов и потерь
- увеличение автоматизации
- снижение количества ошибок
- обеспечение единой пропускной способности
- увеличение понимания процессов, упорядочивание инфопотока, снижение бюрократии
- увеличение удовлетворенности клиентов и дохода
- обеспечение гибкости, готовности реагировать быстро на меняющиеся потребности клиентов
Содержание проекта
Содержание консультации или обучения определяется согласно задачам клиента.
Шаги первой описи процессов
- составление общей схемы процессов
- инвентура процессов и назначение владельца процесса
- согласование методики процессов и составление инструкций
- определение процессов, подлежащих описи
- опись процессов в состоянии «как есть сейчас», определение текущего положения
- обсуждение описанных процессов, поиск возможностей для улучшения
- опись процессов, как могло бы быть, в случае улучшения
- обсуждение результатов и возможностей для улучшения, увеличения эффективности, оценка целесообразности, выгодности изменений, решение о начале проекта по улучшению
- оформление и утверждение карты процессов, инструкций
- оценка своевременности и уместности процессов, регулярный обзор процессов, запуск обновлений
Рекомендуем при упорядочивании процессов сделать вводный семинар и консультацию
График проекта
Длительность проекта зависит от размера организации, объема процессов, ступени упорядочивания процессов. Обычно проект занимает несколько месяцев. Точная продолжительность проекта зависит от поставленной задачи.